KI im Kundengespräch: Wie kann ich automatisch Gesprächsnotizen erstellen?

Gespräche sind das Herzstück der Maklerarbeit – ob am Telefon, im Videocall oder persönlich. Hier werden Bedürfnisse geklärt, Risiken erklärt, Angebote besprochen und Entscheidungen vorbereitet. Doch die Realität sieht oft anders aus: Während des Gesprächs muss gleichzeitig zugehört, erklärt, argumentiert und nebenbei mitgeschrieben werden. Genau an diesem Punkt entstehen Fehler. Wichtige Details gehen verloren, To-dos werden vergessen, Aussagen fehlen später in der Dokumentation – und das kann im Versicherungsalltag schnell kritisch werden.

Saubere Gesprächsnotizen sind deshalb weit mehr als ein „Nice-to-have“:
Sie sichern Qualität, schützen vor Haftung, verbessern die Nachbereitung und erlauben Teams, effizient zusammenzuarbeiten. In einer Welt mit steigender Regulierung und wachsenden Kundenerwartungen werden automatisierte Gesprächsnotizen zum echten Produktivitätsbooster. Moderne KI-Tools nehmen Maklern genau diese Last ab – und sorgen dafür, dass jedes Gespräch vollständig, korrekt und sofort verwertbar dokumentiert wird.

Sally kann Gespräche automatisch aufzeichnen und transkribieren – egal, ob es sich um ein Web-Meeting über Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet handelt. Der Gesprächstermin selbst wird mit dem Tool verknüpft und automatisch erkannt. Selbst Präsenztermine können erfasst werden, wenn eine Audioaufnahme vorliegt oder ein passendes Konferenzmikrofon genutzt wird.

Sally erstellt im Anschluss an den Termin automatisch strukturierte Meeting-Notizen, fasst die wichtigsten Punkte zusammen, erkennt Aufgaben und ordnet diese auf Wunsch direkt den beteiligten Personen zu. Außerdem fügt sich das Tool nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse ein: Es arbeitet mit gängigen CRM-Systemen wie Salesforce oder HubSpot zusammen und kann über Automatisierungsdienste wie Zapier oder Make in nahezu jeden Arbeitsablauf integriert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist die breite Sprachunterstützung – mehr als 35 Sprachen beherrscht Sally bereits. Das ist besonders hilfreich für internationale Kundengespräche oder Beratungen mit Menschen, die nicht Deutsch als Muttersprache haben.

Während Webkonferenzen direkt unterstützt werden, ist bei persönlichen Gesprächen oft ein Umweg nötig, indem etwa eine Audioaufnahme hochgeladen werden muss. Der Arbeitsablauf ist nicht so „nahtlos“ wie bei Online-Terminen.  Wenn Berichte nach Meetings geteilt werden, werden die Inhalte des Meetings kommuniziert. Das weitere Follow-up bei erledigten Aufgaben muss dann aber an weitere Tools ausgegliedert werden und erfolgt nicht mehr in Sally. Das würde die Arbeit noch einmal erleichtern.

Sally ermöglicht die automatische Erfassung von Kundentelefonaten und Web-Meetings, sodass Gesprächsinhalte ohne manuelles Mitschreiben dokumentiert werden. Die erzeugten Notizen und Aufgaben erleichtern die strukturierte Nachbereitung, unterstützen die Dokumentation und können direkt in CRM- oder Projektmanagementsysteme übernommen werden.

Im Team hilft das Tool dabei, Aufgaben und Follow-ups klar zu verteilen und Zuständigkeiten transparent abzubilden. Dank der Integrationsmöglichkeiten in CRM- und Automatisierungslösungen können Einträge, Aufgaben und Gesprächsnotizen effizient weiterverarbeitet werden. Bei Präsenzterminen ist eine angepasste Vorgehensweise erforderlich, etwa über Smartphone- oder Mikrofonaufnahmen sowie eine klare Einwilligung der Gesprächspartner. Zusätzlich kann Sally zur professionellen Außendarstellung beitragen, indem Kunden im Anschluss automatisch strukturierte Gesprächszusammenfassungen erhalten.

Der Starter-Tarif für 8 Euro bietet alles, was für die reine Gesprächsaufzeichnung und -transkription benötigt wird. Enthalten sind die Aufnahme und Transkription von Meetings über MS Teams, Google Meet und Zoom, das Hochladen eigener Audio- oder Videodateien sowie bis zu 1.200 Transkriptionsminuten pro Monat.

Der Team-Tarif für 34 Euro im Monat baut auf dem Starter-Paket auf und erweitert es deutlich. Enthalten sind unlimitierte Transkriptionsminuten, die Erkennung von Kundeneinwänden, eine intelligente Meetingvorbereitung und die Möglichkeit, Zusammenfassungen abhängig vom Meeting-Typ anzupassen. Dazu kommen Vertriebsanalysen, ein umfassendes Meeting- und Aufgabendashboard sowie Qualitätsbenchmarks. Technisch arbeitet dieser Tarif mit einem leistungsfähigeren KI-Modell.

Der Enterprise-Tarif für 83 Euro richtet sich an größere Teams und anspruchsvolle Arbeitsabläufe. Neben allen Team-Funktionen bietet er erweiterte Automatisierungsfähigkeiten wie die Aufgabenerkennung aus E-Mails, die automatische Weiterleitung und das automatische Abschließen von Aufgaben sowie ein teamübergreifendes Dashboard für Meetings und Aufgaben. Zusätzlich enthalten sind ein Vertriebscockpit, erweiterter Support und das stärkste KI-Modell.

Sally liefert eine sehr präzise, strukturierte und zuverlässige Erfassung von Gesprächsinhalten – primär bei Online-Meetings. Die KI erzeugt klare Zusammenfassungen, erkennt Aufgaben und markiert wichtige Punkte wie Einwände oder Entscheidungssequenzen. Insgesamt erreicht die Lösung ein hervorragendes Ergebnis mit kleinen Abstrichen. Ein einfacheres Follow-up der Aufgaben würde dem Tool noch mehr Relevanz verleihen.

Die sipgate-App bietet im Business- bzw. Premium-Tarif eine umfassende Gesprächs-KI: Telefongespräche werden automatisch transkribiert, es entstehen Überschriften und Zusammenfassungen für jeden Anruf. Daneben werden Themen erkannt und Aufgaben aus dem Gespräch extrahiert.

Obwohl die Funktionen insgesamt überzeugend sind, konzentriert sich die automatische Transkription und Zusammenfassung vorwiegend auf klassische Telefonate. Webkonferenzen oder persönliche Gespräche werden nicht in gleicher Tiefe als Standard-Workflow unterstützt. Die Qualität der Spracherkennung kann zudem unter Hintergrundgeräuschen, mehreren sprechenden Personen oder allgemein schwacher Audioqualität leiden. Integrationen in vorhandene Systeme sind zwar möglich, erfordern jedoch zusätzlichen Aufwand bei der Einrichtung – etwa beim Verbinden mit dem CRM. Hinzu kommt, dass die KI-Funktionen in der kostenlosen Grundversion der App nur eingeschränkt nutzbar sind: Standardmäßig stehen lediglich zehn KI-analysierte Anrufe pro Monat zur Verfügung, unbegrenzte KI-Funktionen gibt es erst in den kostenpflichtigen Varianten.

Für Versicherungsmakler bietet die sipgate App eine spürbare Arbeitserleichterung, da Kundentelefonate automatisch protokolliert werden und kein manuelles Mitschreiben mehr nötig ist – der Fokus bleibt vollständig auf dem Gespräch. Die erzeugten Zusammenfassungen, identifizierten Themen und automatisch erkannten To-dos können direkt ins CRM übernommen werden, was Folgekontakte, Angebotsprozesse und die Policenanlage erheblich vereinfacht. Gleichzeitig entsteht eine saubere Dokumentation, die besonders bei Vermittlungsgesprächen essenziell ist, weil Gesprächsinhalte strukturiert und nachvollziehbar vorliegen.

Der Business-Tarif liegt bei rund 9,95 Euro pro Nutzer und Monat und umfasst die unbegrenzte Nutzung der KI-Funktionen. Der Premium-Tarif kostet etwa 19,95 Euro pro Nutzer und Monat und erweitert den Funktionsumfang um zusätzliche Features sowie Premium-Integrationen wie HubSpot oder Salesforce. Wichtig ist dabei, dass sich diese Preise ausschließlich auf die App selbst beziehen – die eigentliche Telefonanlage, Gesprächsminuten und weitere Zusatzfunktionen können gesonderte Kosten verursachen.

Die sipgate-App bietet eine sehr leistungsfähige Unterstützung für Gesprächsnotizen – vollständige Transkriptionen, Themenanalyse, To-do-Erkennung und CRM-Anbindung sind vorhanden. Webmeetings oder Präsenzgespräche sind weniger im Fokus, und für die Nutzung ist die sipgate Cloud-Telefonanlage notwendig.

Plaud bietet eine integrierte Lösung aus Hardware („Plaud Note“) und KI-gestütztem Transkriptions- und Notiz-Service. Das Gerät zeichnet Telefonate und Präsenzgespräche im Dual-Mode auf und überträgt sie in die Plaud-App. Dort erfolgt die Transkription in mehr als 100 Sprachen. Zusätzlich erstellt die KI Zusammenfassungen, extrahiert die nächsten Schritte und getroffenen Vereinbarungen. Das Gerät bietet bis zu 30 Stunden Aufzeichnungszeit, es kann bei Telefonaten eingebunden werden.

Die Lösung setzt stark auf die Kombination aus Hardware und App, was bedeutet, dass zunächst ein physisches Gerät angeschafft und dauerhaft mit der App gearbeitet werden muss. Dieser Ansatz ist deutlich aufwendiger als eine rein digitale Softwarelösung. Hinzu kommt, dass die Transkriptionsminuten im kostenlosen Starter-Plan limitiert sind auf 300 Minuten pro Monat, was bei hoher Gesprächsfrequenz schnell ausgeschöpft sein kann. Danach müssen kostenpflichtige Pläne gebucht werden. Schließlich ist die Integration in gängige Makler- oder Versicherungssysteme auch mithilfe von Webhooks nicht so klar ausgeprägt wie bei reinen Software- oder Cloud-Tools, was zusätzlichen Implementierungsaufwand verursachen kann. Gespräche, die am Telefon über Headset oder Kopfhörer geführt werden, können zudem nicht aufgezeichnet werden.

Plaud lässt sich im Makleralltag vielseitig einsetzen: Beratungsgespräche – ob telefonisch, per Videocall oder persönlich – können vollständig aufgezeichnet und automatisch dokumentiert werden, was das Mitschreiben überflüssig macht und alle relevanten Inhalte zuverlässig festhält. Die Nachbereitung wird deutlich effizienter, da aus den Aufzeichnungen automatisch Notizen, To-dos und Verantwortlichkeiten entstehen, die via E-Mail versendet oder in bestehende Arbeitsabläufe eingebunden werden können. Auch die Kundenkommunikation profitiert: Eine strukturierte Zusammenfassung im Anschluss an das Gespräch sorgt für Transparenz und einen professionellen Eindruck.

Versicherungsmakler müssen sich das Gerät für ca. 170 Euro anschaffen und bei einem Transkriptionsaufwand von mehr als 300 Minuten eine monatliche Gebühr von mindestens rund 9 Euro einplanen.

Die Lösung bietet eine sehr umfassende Unterstützung bei der automatischen Erstellung von Gesprächsnotizen: von der Aufnahme über Transkription in vielen Sprachen bis zur Zusammenfassung, Aufgabenextraktion und Nachbereitung. Für Makler-Teams ist dies ein starkes Hilfsmittel. Die Hardware-Hürde und das Fehlen von Aufnahmemöglichkeiten von Headset-Aufnahmen führen zu einem Abzug, ebenso wie eine einfache Integrationsmöglichkeit in gängige Tools der Versicherungswirtschaft.

Die integrierte Transkriptionsfunktion von Google Meet erstellt während eines Meetings automatisch ein vollständiges Transkript. Gesprochene Inhalte werden in Echtzeit verschriftlicht, Sprecher werden erkannt und die Datei kann anschließend exportiert werden – etwa als Google-Dok oder TXT-Datei. Die Transkription eignet sich sowohl für interne Besprechungen als auch für Kundentermine und läuft ohne zusätzliche Software, da sie direkt in Google Workspace verankert ist. Notizen, Markierungen und Chat-Inhalte können ebenfalls in das Protokoll einfließen.

Google Meet bietet Transkription nur im Rahmen bestimmter kostenpflichtiger Workspace-Tarife. Die Funktion fokussiert sich auf reine Verschriftlichung – weitergehende Features wie automatische Zusammenfassungen, To-do-Erkennung oder CRM-Übergaben fehlen ohne externe Tools. Fachbegriffe aus der Versicherungswelt werden nicht immer korrekt erkannt, und Dialekte oder Gesprächsatmosphäre (z. B. mehrere Teilnehmende, Hintergrundgeräusche) können zu Ungenauigkeiten führen. Zudem ist die Nutzung bei Kundenterminen einwilligungspflichtig und erfordert klare Datenschutzkommunikation.

Makler können Meetings mit Kunden oder Gesellschaftsvertretern direkt in Google Meet protokollieren lassen und haben anschließend ein vollständiges Transkript zur Nachbereitung. Die Inhalte lassen sich schnell durchsuchen, in Beratungsdokumentationen einbauen oder in CRM-Systeme übertragen. Besonders im Team eignet sich die Funktion, um Informationen verfügbar zu machen, ohne selbst live mitschreiben zu müssen. Für einfache, formale Gesprächsnotizen oder zur Dokumentationspflicht (z. B. BU-Beratung) ist das Tool eine schlanke Lösung – vorausgesetzt, die Inhalte werden anschließend manuell strukturiert.

Die Transkriptionsfunktion ist nicht in den kostenlosen Google-Accounts enthalten. Sie steht erst in Google-Workspace-Tarifen zur Verfügung. Zusätzliche Kosten für die Transkriptionsfunktion entstehen nicht.

Google Meet liefert sehr zuverlässige Grundtranskriptionen, die sauber und schnell exportierbar sind. Für reine Mitschriften funktioniert es solide und ohne Zusatztools. Abzüge gibt es, weil keine KI-gestützte Strukturierung (To-dos, Zusammenfassungen, Themenblöcke) enthalten ist. Für Versicherungsmakler, die nur eine unkomplizierte Lösung benötigen, reicht es jedoch vollkommen aus.