Kein Maklerbetrieb kommt ohne ein gut organisiertes Backoffice aus. Doch oft wird dieses zum Flaschenhals, weil zu viele Ressourcen in administrative Tätigkeiten fließen. Manuelle Dateneingaben, das Hin- und Herschicken von Dokumenten oder langwierige Rückfragen zu Schäden sind typische Zeitfresser, die Beratungskapazitäten blockieren. Dabei ist gerade diese Beratungszeit das, was Kunden honorieren – und was den Umsatz eines Maklers antreibt.
Ein Ansatzpunkt für mehr administrative Effizienz liegt in der konsequenten Nutzung von Maklerverwaltungsprogrammen (MVP), die mit Versicherern und Vergleichern über Schnittstellen verbunden sind. So werden Kundendaten nur einmal erfasst und automatisch in alle relevanten Systeme übertragen. Fehler durch doppelte Eingaben entfallen, und Dokumente wie Policen oder Nachträge stehen automatisch im Bestand zur Verfügung.
Workflows automatisieren
Darüber hinaus lassen sich Routineaufgaben zunehmend auf Maschinen übertragen. Automatisierte Workflows können beispielsweise Policen sortieren, Kundenbenachrichtigungen versenden oder Wiedervorlagen erstellen. Noch einen Schritt weiter geht Robotic Process Automation (RPA), bei der Software-Bots wiederkehrende Prozesse übernehmen – etwa den Abgleich von Vertragsdaten oder Status-Updates.
Allein durch die Einführung von BiPRO-Schnittstellen und eine automatisierte Dokumentenablage, so zeigt es die Praxis, lässt sich die für Verwaltung aufgewendete Zeit um etwa ein Drittel reduzieren. Die frei gewordenen Kapazitäten können in zusätzliche Beratungsgespräche investiert werden – mit entsprechendem Effekt auf die Umsatzzahlen. Wichtig ist, dass Makler bei der Auswahl von Tools auf offene Standards und nachhaltige Supportangebote achten. Ein System, das sich flexibel erweitern lässt und mit klarer Updatestrategie entwickelt wird, schafft langfristig mehr Sicherheit als Insellösungen ohne Anschlussfähigkeit.
Wer sein Backoffice so von manuellen Routinen entlastet, schafft nicht nur mehr Freiraum für Wachstum, sondern verbessert zugleich die Servicequalität für Kunden. Weniger Zeit im Administrativen bedeutet mehr Zeit für die Beratung – und genau das ist es, was im Maklermarkt den Unterschied macht.
