Bereits rund 3.100 Maklerbetriebe, die Partner der VEMA Versicherungs-Makler-Genossenschaft sind, profitieren von vielen Online-Services. Ein inzwischen schon beinahe traditionelles Element ist die Toolbox im Extranet, wo auch ein Muster des geprüften VEMA-Maklervertrages hinterlegt ist. Auf generelle Fallstricke in Maklerverträgen wies Thorsten Hoffmann kürzlich auf dem Jahreskongress „VEMA-Tage 2019“ hin.
„Der Maklervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag, der formfrei vertragliche Rechte und Pflichten regelt“, erinnerte Rechtsassessor Hoffmann, der für Vertrieb, Aus- und Weiterbildung bei der VEMA zuständig und auch als Trainer und Coach aktiv ist. Dann begännen aber schon die praktischen Probleme – beim Geschäftsgegenstand. „Neben unzureichender Arbeit am Risiko (unterlassene oder ungenügende Risikoerfassung, Bestandsübertragungen ungeprüfter Verträge) sei der nicht exakt formulierte Geschäftsgegenstand eine häufige Ursache von Haftungsfällen.
Geschäftsgegenstand möglichst konkret fixieren
Ausweg, den die VEMA in ihrer Toolbox anbietet, „schon gelabelt auf die Maklerfirma und personalisiert für den Mandanten“, so Hoffmann: Der Geschäftsgegenstand wird schriftlich fixiert: „Der Versicherungsmakler wird beauftragt, nur den vom Auftraggeber gewünschten und für ihn geeigneten Versicherungsschutz gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu vermitteln, welcher sich aus gesonderter Dokumentation oder Schriftwechsel ergibt.“
Dies sei nicht mit der Beratungsdokumentation zu verwechseln, warnte Hoffmann. Wichtig sei, als Gegenstand ein Aufgabenspektrum für den Kunden zu fixieren, dass beispielsweise aus den im Extranet hinterlegten „Allgemeinen Beratungshilfen“ wie „Bedarfspyramide“, „Ihre Ziele und Wünsche“ oder „Gewerbematrix“ entlehnt sein kann. Laut Vertrag schuldet der Makler mindestens drei geeignete Angebote, um daraus eine Empfehlung für den Versicherungsschutz abzuleiten. Mehr Marktbeobachtung sei laut Rechtsprechung nicht nötig.
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Nur so viel Fremdbetreuung wie nötig
Häufig würden laut Hoffmann Fehler beim Betreuungsumfang gemacht. Auch da schaffe ein VEMA-Formular „Betreuung bestehender Versicherungsverträge“ Abhilfe. Voraussetzung für Betreuung sei demnach, dass der Makler neben den von ihm selbst vermittelten Policen im aufgelisteten Umfang auch Fremdverträge betreut. Auf Anforderung des Kunden kümmert er sich um Anpassung des Versicherungsschutzes, Unterstützung bei Abwicklung von Leistungsansprüchen und Schadenfällen sowie Prüfung von Abrechnungen und Dokumenten des Versicherers.
„Darüber hinausgehende Betreuungsleistungen sind nicht vereinbart. Beratung oder Betreuung zur Sozialversicherung ist nicht von der Maklertätigkeit umfasst“, heißt es weiter im VEMA-Formular. Hoffmann rät dazu, keine „Komplettbetreuung“ im Maklervertrag anzukreuzen, sondern „Teilbetreuung“. Grund: Bei Vollmandaten wird schnell mal was vergessen. Besser sei es, den Betreuungsumfang stückweise zu erhöhen – je intensiver und länger die Kundenbeziehung dauert.
Zudem müsse der Makler stets nur auf Anforderung des Kunden in Sachen Betreuung tätig werden. Da dies dem Makler vor Gericht durchaus negativ ausgelegt werden kann, empfiehlt Hoffmann, sicherheitshalber eine durchgängige Betreuung nachzuweisen. „Am einfachsten klappt das mit der regelmäßigen Zusendung eines Kunden-Newsletters sowie dem jährlich per E-Mail zugestellten Kurz-Check, der etwaige Änderungen abfragt“, so Hoffmann. Auch da helfe die Technik der VEMA.
Der Trick mit den eigenen AGB
Zum Abschluss verwies der Experte auf den Trick, den Maklervertrag als eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen auszuweisen. Damit holt sich der Makler dauerhaft die Erlaubnis vom Kunden, spätere Änderungen der AGB lediglich per Rund-Mail mitzuteilen – statt des jeweils immer neuen Kunden-Einverständnisses dafür einzuholen. Dazu händigt man auch die Basisinformationen (allgemeine Hinweise zu allen Sparten) per E-Mail aus und lässt sich deren Empfang durch die Unterschrift des Maklervertrages bestätigen.
Übrigens: Die Erstinformation für den Kunden solle ab sofort nur noch auf Papier erfolgen. So verlangt es seit 20. Dezember 2018 gültige neue Versicherungsvermittlungs-Verordnung (Paragraf 16 VersVermV). Die alte VersvermV hatte in Paragraf 11 beim Erstkontakt noch allgemein die Textform genannt und damit auch eine E-Mail erlaubt oder einen Link, der auf die Erstinformation auf der Homepage hinwies. Ein Maklervertrag sollte stets zu Beginn des Kundenkontaktes und schriftlich aufgesetzt werden. Er läuft auf unbestimmt Zeit. Als Kündigungsfrist sei ein Monat üblich. „Der Makler kann aber auch drei Monate Kündigungsfrist vereinbaren“, so Hoffmann.
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Kundenvollmacht hat kein Verfallsdatum
Auch „Kundenvollmachten haben kein Verfallsdatum, solang der Beitrag bezahlt wird“, sagt Hoffmann – auch wenn manche Versicherer dies aktuell anders handhaben wollten. Der Versicherer könne lediglich die Vorlage der Originalurkunde verlangen. Den Umfang der Maklervollmacht liefert auf denkbar einfache Weise ein entsprechendes Formular in der VEMA-Toolbox.
Ebenfalls online verfügbar ist eine „Auskunftsvollmacht“, mit der der Makler berechtigt ist, auch schon in der Interessentenphase - also vor Abschluss des Maklervertrags und einer vollumfänglichen Vollmacht - Auskünfte von Versicherern zu bestehenden Policen einzuholen.
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