Viele Versicherer und Makler streben ein papierloses Büro an. Und offenbar funktioniert das immer besser, wie eine Studie der Rating-Agentur Assekurata zeigt: Danach ging der Papierverbrauch bei deutschen Versicherungsunternehmen in den letzten Jahren um durchschnittlich knapp 14 kg pro Mitarbeiter zurück.
Neben dem geringeren Einsatz von Druck- und Kopierpapier sank vor allem der Verbrauch von Prospekten und Werbematerialien deutlich. Gleichzeitig nahm der Anteil an Recyclingpapier zu, was auf einen stärkeren Fokus auf nachhaltige Materialien hindeutet.
KI mindert den ökologischen Fußabdruck
Der Haupttreiber dieser Entwicklung ist laut Assekurata die fortschreitende Digitalisierung, durch die sich der Bedarf an Papier deutlich verringert hat. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) könnte diesen Trend noch verstärken. Dazu schreiben die Assekurata-Analysten: „Durch die Automatisierung von Prozessen, optimierte interne Kommunikation und eine bessere Ressourcenplanung tragen KI-Technologien nicht nur zur Effizienzsteigerung und Kosteneffizienz bei, sondern mindern auch den ökologischen Fußabdruck.“
So gelingt das papierlose Maklerbüro
Auf dem Weg zu einem papierlosen Maklerbüro ist vor allem die Ablösung der physischen Akten durch eine digitale Dokumentenverwaltung einer der wichtigsten Schritte. Moderne Systeme ermöglichen das elektronische Scannen und Archivieren von Dokumenten, eine automatisierte Ablage und Verschlagwortung sowie via Cloud einen sicheren Zugriff von verschiedenen Arbeitsplätzen und mobilen Geräten aus.
Auch die Kundenkommunikation lässt sich leicht digitalisieren. Ersetzen Sie klassische Briefpost durch E-Mail, Kundenportale und digitale Signaturen. Tools für Online-Meetings und Terminbuchungen ergänzen den Kundenservice und reduzieren papiergestützte Abläufe. Unterstützung bei der Digitalisierung bieten übrigens Maklerverbünde und Pools an.
Schrittweises Vorgehen
Wichtig: Die Einführung neuer digitaler Prozesse sollte schrittweise erfolgen, begleitet von gezielten Mitarbeiter-Schulungen. Achten Sie außerdem darauf, dass ihre Digitalisierung stets datenschutzkonform erfolgt, die Datenübertragung also zum Beispiel verschlüsselt ist und sichere Backup-Systeme installiert werden.
Fazit: Das papierlose Maklerbüro ist heute mehr denn je ein Erfolgsfaktor – sowohl wirtschaftlich als auch ökologisch. Wer die Chancen der Digitalisierung konsequent nutzt, steigert die Effizienz, reduziert Kosten und verbessert das Kundenerlebnis.
