Nachweisgesetz: Digitalisierung in bAV nun verboten?

Detlef Pohl Berater Recht & Haftung

Das geänderte Nachweisgesetz bringt Erschwernisse in der bAV für Arbeitgeber. Worum es geht, warum das ein Rückschritt in Sachen Digitalisierung ist und womit Chefs bei Verstößen rechnen müssen, sagt eine ausgewiesene Expertin im procontra-Gespräch.

Das neue Nachweisgesetz zu ignorieren ist keine Lösung, denn ein Bußgeld kann die Folge für Arbeitgeber sein, warnt Henriette Meissner, Generalbevollmächtigte für bAV der Stuttgarter Leben. Bild: Pohl

Das neue Nachweisgesetz zu ignorieren ist keine Lösung, denn ein Bußgeld kann die Folge für Arbeitgeber sein, warnt Henriette Meissner, Generalbevollmächtigte für bAV der Stuttgarter Leben. Bild: Pohl

Nun ist es amtlich: Am 28. Juli ist das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU im Bereich des Zivilrechts veröffentlicht worden (BGBl I 2022, 1174) und tritt zum 1. August in Kraft. In diesem Zusammenhang wurde auch das Nachweisgesetz geändert, das es bereits seit 1995 gibt und das auch für die betriebliche Altersversorgung (bAV) von Bedeutung ist.

Die Neuregelung stellt klar, dass es auch weiterhin für Arbeitgeber offiziell nicht möglich ist, ihren umfangreichen Nachweispflichten elektronisch nachzukommen. Verstöße werden ab sofort sogar mit 2.000 Euro Bußgeld für den Chef bestraft. Schon bisher waren Arbeitsvertrag und die wesentlichen Arbeitsbedingungen (auch die bAV) schriftlich niederzulegen. Im Zuge zunehmender Digitalisierung war das Schriftformerfordernis weitgehend in Vergessenheit geraten. Arbeitgeber informierten häufig elektronisch und in Textform.

Nur schriftliche Nachweise erlaubt, sonst droht Bußgeld

„Das liegt auch daran, dass es keine Strafen gab – im Zweifelsfall räumten Arbeitsgerichte im Streitfall den Beschäftigten Beweiserleichterungen bis hin zur Beweislastumkehr ein“, weiß Henriette Meissner, Geschäftsführerin der Stuttgarter Vorsorge-Management GmbH und Generalbevollmächtigte für bAV der Stuttgarter Lebensversicherung. Das ändert sich jetzt. Die Begründung des zuständigen Bundesarbeitsministeriums (BMAS) sei aber nicht zeitgemäß, zumal die EU-Richtlinie in Artikel 3 neben der Schriftform ausdrücklich eine elektronische Übermittlung als Option erlaubt.

Denn: Einen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form schließt das novellierte Nachweisgesetz ausdrücklich aus. Praktisch muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Der Nachweis muss mittels einer eigenhändig unterschriebenen Urkunde geführt werden (Paragraf 126 BGB).

Diese Pflichten in Sachen bAV sind zu beachten

Die Neuregelungen dienen dem Schutz der Arbeitnehmer und sollen noch mehr Transparenz bei den geltenden Arbeitsbedingungen schaffen, so das BMAS. In Sachen bAV kommt es für Arbeitgeber konkret zu diesen neuen Pflichten:

  • Neben Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sind die Bestandteile künftig getrennt anzugeben und neben deren Fälligkeit auch erstmals die Art der Auszahlung.
  • Wenn dem Arbeitnehmer  die bAV über einen Versorgungsträger zugesagt wird, muss der Nachweis über Namen und Anschrift des Versorgungsträgers geführt werden. „Die Nachweispflicht entfällt nur, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist“, so Meissner.

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