bAV: Warum digitale Verwaltung jetzt dringlich ist

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„Sprechen wir von bAV-Verwaltung, sprechen wir von Datenverwaltung, denn 95 Prozent des bAV-Geschäfts basiert auf Daten“, so Nolle. Unternehmen investierten also Zeit, Ressourcen und Geld in den Abgleich, die Bewertung und die Kommunikation dieser Daten. „Geeignete Algorithmen sowie eine Unterstützung beispielsweise durch KI-basierte HR-Tools reduzieren zeitfressende Prozesse und die mit der bAV verbundene Komplexität“, weiß er aus Erfahrung.

Der ideale Zeitpunkt für die Digitalisierung beim Firmenkunden

Dabei setzten sich immer mehr Portale mit allen bAV-relevanten Informationen durch, mitunter jedoch am Makler vorbei. In der Folge sinken die Verwaltungskosten massiv (weniger Supportanfragen, Kosten für Informationsbriefe). „Die eingesparten Kosten lassen sich beispielsweise in zusätzliche bAV-Beiträge des Arbeitgebers für seine Mitarbeiter stecken", so Nolle.

Je früher mit der Digitalisierung der bAV-Administration gestartet wird, desto besser, betont Longial. Gerade in KMU habe das Thema jedoch oft keine Priorität, denn das Tagesgeschäft geht vor. Hier bedarf es häufig äußerer Anlässe, sich mit der Digitalisierung der Personaldaten auseinanderzusetzen. Drei typische Zeitpunkte sind laut Nolle:

  • Der mit der Betriebsrente im Unternehmen betraute Mitarbeiter aus der Personalabteilung geht in Rente.
  • Eine Firmenübernahme oder ein -zusammenschluss erhöhen die Komplexität der bAV-Verwaltung signifikant.
  • Der Kostendruck durch den hohen Aufwand bei der bAV, etwa durch den verpflichtender AG-Zuschuss für Entgeltumwandlungen seit 2022, steigt.

An Standards für Schnittstellen denken

Sind die Bestände digitalisiert, gibt es laut Longial aber oft weitere Hürden: Es fehle an Standards, beispielsweise bei Schnittstellen. „In solchen Fällen ist es sinnvoll, sich Digitalisierungs-Expertise von außen zu holen“, empfiehlt Nolle.

Mit Blick auf die nähere Zukunft ließe sich beispielsweise bei einem Opting-out in der bAV die verstärkt nötige Beratung der Arbeitnehmer toolunterstützt und datenbasiert erledigen. Wer dann erst mit der Digitalisierung beginnt, habe erhebliche Kostennachteile.

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