Digitales Maklerbüro: Worauf ist zu achten?

Anne Hünninghaus Gewerbe Digital Berater

DSGVO, Beratungsdokumentation und Co: Wenn Versicherungsmakler ihre Büros weiter digitalisieren, bringt das viele Herausforderungen mit sich. Nach wie vor herrscht gerade bei Rechtsfragen große Unsicherheit. Welche Aspekte gilt es im Blick zu haben?

Das digitale Maklerbüro

Ganz papierelos funktioniert das Maklerbüro noch nicht, den Drucker braucht es aus rechtlicher Sicht aber nur noch in wenigen Fällen. Bild: Adobe Stock/faithie

Gerade in den vergangenen Corona-geprägten Monaten haben viele Makler neue Arbeitsmodelle in ihren Firmen eingeführt. Vollständig von der eigenen Digitalkompetenz überzeugt sind allerdings längst nicht alle: Knapp die Hälfte des Berufsstands schätzt das Technologie-Know-how im eigenen Büro lediglich als mittelmäßig ein und fühlt sich unsicher im Umgang mit digitalen Tools. Als größten Hemmschuh empfindet die Mehrheit dabei ungeklärte Fragen zum Thema Datenschutz. Laut der Studie „Trends I/2020“ der BBG-Betriebsberatung unter 407 Maklern sieht sich nur jeder Vierte durch die Versicherer dabei sehr gut unterstützt.

Gerade bei jungen Kunden sind digitale Services aber hoch im Kurs. Zudem kann es sich positiv auf die Erträge auswirken, wenn dank digitaler Helfer sowohl interne Prozesse als auch die Zusammenarbeit mit Versicherern effizienter gestaltet werden können und am Ende mehr Zeit für die persönliche Kundenbetreuung bleibt. Ob algorithmenbasierte zielgerichtete Neukundenansprache oder Remote-Optionen im Beratungsgespräch, viele Prozesse lassen sich inzwischen vollständig in virtuelle Welten verlagern. Zudem machen weitere Digitalisierungsschritte den Maklerberuf auch für junge Generationen attraktiver – was angesichts der schleichenden Überalterung des Berufsstands ein beachtlicher Nebeneffekt wäre.

Doch tatsächlich gilt es, sich zunächst mit potenziellen rechtlichen Fallstricken auseinanderzusetzen. Hier einige Punkte, die Makler bei der Digitalisierung unbedingt beachten sollten.

Papierloses Maklerbüro: Welche Dokumente dürfen digitalisiert werden?

Auch wenn das komplett papierlose Büro vorerst eine Utopie bleibt: Makler können viele Dokumente bereits jetzt in digitaler Form verarbeiten und archivieren:

  • Der Maklervertrag kann formfrei geschlossen werden und muss somit nicht im Original unterschrieben werden. Stattdessen reicht die Zustimmung per E-Mail oder die Unterschrift auf einem Tablet.
  • Auch die datenschutzrechtliche Einwilligung kann digital eingeholt werden. Allerdings gilt es, auf diese gesondert hinzuweisen, sodass sie nicht im Wust von Dokumenten untergeht.
  • Vollmachten kann sich der Makler ebenfalls grundsätzlich digital bestätigen lassen. Dennoch empfiehlt die Kanzlei Michaelis auf ihrer Website, sich für bestimmte Fälle (z.B. einseitige Kündigung) die Vollmacht sicherheitshalber in original unterschriebener Urkunde aushändigen zu lassen.
  • Die Erstinformation soll in Papierform gegeben werden, so will es § 16 Abs. 1 VersVermV. Allerdings weist die Kanzlei Michaelis auf Ausnahmen hin: Wenn die Übersendung via E-Mail oder einem anderen dauerhaften Datenträger im Kontext des getätigten Geschäfts angemessen ist und sich der Versicherungsnehmer dafür entschieden hat, beispielsweise indem er eine E-Mail zur Abwicklung der Beratung und weiteren Vermittlung zur Verfügung stellt, kann der Makler sie als angehängtes PDF via E-Mail übermitteln.
  • Obwohl keine rechtliche Pflicht dazu besteht, empfiehlt die Kanzlei Michaelis zudem, die Unterschrift des Versicherungsnehmers auf der Beratungsdokumentation im Original einzuholen: „Das steigert nämlich nach § 416 ZPO die Beweiskraft für einen möglichen Maklerhaftungsprozess.“

Welche Aufbewahrungspflichten bestehen?

Die genannten Urkunden, bei denen keine Schriftform vorgegeben ist, darunter auch Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege und Inventarliste, dürfen eingescannt und archiviert werden. Obacht: Auch in Homeoffice-Zeiten und bei Übergangslösungen ist darauf zu achten, dass es sich um eine vor Cyberangriffen abgesicherte IT-Infrastruktur handelt.

Unbedingt in Schriftform und als Original aufbewahren müssen Makler zweierlei Dokumente: Eröffnungs- und Abschlussbilanzen sowie die Beratungs- und Dokumentationsverzichtserklärung nach § 61 Abs. 2 S. 1 VVG.

Wann dürfen und wann müssen Daten gelöscht werden?

Für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Handelsbücher sowie Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Sechs Jahre gelten bei empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen.

Wenn keine Rechtsgrundlage mehr besteht und kein anderes Gesetz dem entgegensteht, müssen Daten nach DSGVO gelöscht werden, wenn ein ehemaliger Kunde darum bittet. Mit Löschprotokollen sollte dieser Prozess rechtskonform dokumentiert werden.

Müssen Daten anonymisiert werden?

Unter bestimmten Umständen ist es notwendig, die Daten zu anonymisieren oder pseudonymisieren, also sollte auch diese Funktion standardmäßig im genutzen Programm vorhanden sein. Dank einer so hergestellten Unkenntlichkeit lassen sich unter Umständen Daten an Versicherer weiterleiten, ohne eine jeweils gesonderte Einwilligung dafür zu erhalten.

Software als Maklerwährung

IT-Prozesse entwickeln sich zunehmend zur wichtigsten Maklerwährung. Ein zuverlässiges Maklerverwaltungsprogramm (MVP) kann bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen helfen und für mehr Sicherheit sorgen. Mehr als die Hälfte der Makler wünscht sich bessere Abwicklungs- und Beratungssoftware.

Dienstleistern wie Maklerpools und Verbände stellen Musterformulare wie Einwilligungserklärung und Datenschutzerklärung bereit, die der Vermittler als Vorlage in sein Verwaltungsprogramm integrieren kann. Moderne Software ermöglicht es dann, Dokumente auf Basis dieser Vorlagen zu erstellen. Zur digitalen Unterschrift können die Dokumente dem Kunden dann auf elektronischem Weg zugesendet werden. Für alle Beteiligten kann das Prozesse vereinfachen.

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