„Die MVP sind das Hauptproblem“

Stefan Terliesner BiPRO Berater

procontra: Nennen Sie ein Beispiel, welche Effizienzsteigerung mit einer BiPRO-Norm möglich ist?

Zingler: Mit den Übermittlungsservice-Normen der Kategorie 430 spart ein Makler im Durchschnitt allein für die Dokumentenpflege 70 bis 80 Prozent Arbeitszeit. Die ist möglich, indem der Vermittler die benötigten Dokumente einfach über die entsprechende Schnittstelle beim Versicherer abruft und das MVP das Dokument automatisch dem richtigen Vertrag oder Vorgang zuordnet. Wenn der Makler sein Büro auf Dokumentenabruf umstellt, erhält er – von Ausnahmen abgesehen – keine Briefpost mehr vom Versicherer. Dann arbeitet das Maklerbüro weitgehend papierlos, schnell und kosteneffizient. Der Makler hat dann mehr Zeit für seine Kunden und die Beratung.

procontra: Ok. Und wo genau ist jetzt das Problem in der Praxis?

Zingler: Makler sollten sich mehr mit der Leistungsfähigkeit ihrer MVPs beschäftigen. Die BiPRO-Normen ermöglichen ja nur eine normierte Kommunikation über Schnittstellen. Für die Realisierung von Effizienzvorteilen sind die Prozesse danach entscheidend. Und dafür ist der Makler verantwortlich.

Zingler: Ein Dokument gelangt via Dokumentenabruf durch den Makler in sein MVP. Da liegt es nun. Wenn das Dokument, was tatsächlich in der Praxis häufig vorkommt, jetzt eine Weile oder sogar längere Zeit unbearbeitet bleibt, ist im besten Fall nichts gewonnen und im schlimmsten Fall sind Fristen verstrichen. Weil die Schnittstellen inzwischen aber einwandfrei funktionieren, gehen heutzutage in kurzer Zeit Dutzende und Hunderte Dokumente ein. Statt automatisierter elektronischer Abläufe kommt es in vielen Büros zu hektischer Betriebsamkeit. Eine Bürokraft oder der Makler selbst suchen dann ein bestimmtes eingegangenes Schreiben, bearbeiten es, nicht selten sogar manuell und in Papierform, um es dann wieder einzuscannen, auf Wiedervorlage zu setzen und dann irgendwann mal zum Versicherer zurückzusenden oder dem Kunden zuzuschicken. Nicht wenige Makler kommen ja zu uns, weil sie rund 90 Prozent des Tages mit Verwaltungstätigkeiten verbringen. Nur wenige MVPs ordnen und bearbeiten alle Geschäftsvorfälle automatisch. Insofern sind die MVPs das Problem.

procontra: Also empfehlen Sie einem Makler bei Bedarf, sich eine bessere Software zuzulegen?

Zingler: Mitunter ja. Wenn ich erkenne, dass das vom Makler verwendete Programm und die gesamte IT in absehbarer Zukunft nicht in der Lage ist, die vorhandenen und kommende BiPRO-Normen zu nutzen, deren tatsächliche Umsetzung ihm ja Zeit und Kosten spart, dann empfehle ich einen Systemwechsel. Das hängt aber vom Einzelfall ab. Für kleine Maklerbüros kann es sinnvoller sein, sich einem Pool anzuschließen. In diesem Fall stellt der Pool die notwendige Software und IT und kümmert sich um die Umsetzung von BiPRO-Normen.

procontra: Wie lange dauert die Umstellung auf ein leistungsstarkes MVP?

Zingler: Kleine Maklerbüros sollten mit drei bis sechs Monaten kalkulieren. Bei großen Häusern benötigen Systemumstellung und Datenmigration auch schon mal ein Jahr.

procontra: Was sollte ein MVP mindestens leisten?

Zingler: Zunächst sollte es die BiPRO-Normen umsetzen – möglichst alle, die für den Makler notwendig sind. Da BiPRO inzwischen in hohem Tempo neue Normen entwickelt, ist allein das eine Herausforderung für die Softwareanbieter. Viele werden in den kommenden fünf Jahren auf der Strecke bleiben. Ich schätze, dass auf Dauer lediglich fünf MVP-Anbieter überleben werden. Und dann sollte das Programm „außendienstfähig“ sein. Dafür muss das System webbasiert arbeiten, also über das Internet. Dann kann ein Makler sich ortsunabhängig Bestandsdaten und Dokumente auf seinem Smartphone oder Tablet anzeigen lassen, zum Beispiel beim Kunden und sie ihm auch gleich zeigen. Sogar ein Vertragsabschluss wäre dann blitzschnell möglich.

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