BiPRO: „Digital zu sein, reicht nicht mehr aus“

Stefan Terliesner BiPRO Berater

Einfach nur Schnittstellen für BiPRO-genormte Daten zu öffnen genügt nicht, sagt Henning Plagemann, Mitgründer des Beratungsdienstleisters BiPROWerft. Makler müssten auch ihre Prozesse und Arbeitsabläufe im Büro anpassen. Sonst funktioniere Automatisierung nicht.

Henning Plagemann

Hilft Maklern bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen: Henning Plagemann, Mitgründer des Beratungsdienstleisters BiPro-Werft. Bild: Plagemann

procontra: Herr Plagemann, was macht eigentlich die BiPROWerft?  

Henning Plagemann: Wir sind ein IT-Dienstleister und ein Beratungsunternehmen im BiPRO-Umfeld. Unsere Kunden sind Versicherungsunternehmen. Wir unterstützen sie bei BiPRO-Umsetzungsprojekten.  

procontra: An welchem Projekt arbeiten Sie aktuell?  

Plagemann: Wir haben ein Softwareprogramm zum Testen von BiPRO-Services entwickelt. Es ist bereits bei zwei Versicherern im Einsatz. Mit dem Tool lassen sich auch Maklerbestände in der Massenverarbeitung tariflich berechnen und dann quasi per Knopfdruck automatisch umdecken. Der Maklervertrieb muss dazu nur Exceltabellen füllen, die BiPRO-Funktionen automatisiert das Tool. Wir sind noch dabei, dieses Angebot im Markt zu positionieren.  

procontra: Was ist denn die Alternative zu Ihrem Test-Tool?  

Plagemann: Ob die BiPRO-Services alle wie gewünscht funktionieren, kann man manuell oder mit Standard-Test-Tools testen. Dafür braucht man nicht nur mehr Kapazitäten, sondern auch das Spezialwissen des Fachbereichs. Auch dauert der Test dann natürlich länger. Mit dem Test-Tool und einer Exceloberfläche kann der Test durch den Fachbereich erfolgen, ohne dass die Mitarbeiter extra im Testvorgehen geschult werden müssen.  

procontra: Welche Dienstleistung bieten Sie für Makler an?  

Plagemann: Beim Thema BiPRO ist die Schuldung von Maklern ganz wichtig. Die Versicherer haben erkannt, dass ihre Investitionen in Umsetzungsprojekte verpuffen, wenn die durch die BiPRO-Normen geschaffenen Möglichkeiten in der Praxis vom Makler nicht im vollen Umfang genutzt werden.  

procontra: Dafür gibt es doch Maklerverwaltungsprogramme.  

Plagemann: Die jährliche dvb-Marktstudie nennt mehr als 60 produktiv eingesetzte MVP-Systeme im Markt. Die Leistungsunterschiede sind groß. Einige Programme werden von den Herstellern nicht mehr mit Updates versorgt, so dass sie komplett ersetzt werden müssen. Doch selbst Makler mit hervorragender Software sind heute sehr häufig nicht in der Lage, BiPRO automatisch in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. Ihnen bieten wir entsprechende Schulungen an. Dabei arbeiten wir mit Versicherern zusammen. Wir vermitteln, wie Makler ihre Abläufe im Büro auf BiPRO ausrichten, um die digitalen Möglichkeiten optimal zu nutzen. Dafür benötigt ein Makler keine Programmierkenntnisse, sondern nur das Verständnis, wie Prozesse elektronisch ablaufen.

procontra: Was hat der Makler davon?  

Plagemann: Das Ziel ist Automatisierung. Gerade für kleine und mittlere Maklerbüros sind automatisierte Abläufe entscheidend, um im Wettbewerb mit den IT-starken Pools und Maklerunternehmen mithalten zu können. Denn digital zu sein, reicht nicht mehr aus. Im Gegenteil: Hier lauern sogar Haftungsrisiken. Früher sah man noch, wenn sich auf dem Schreibtisch eines verreisten oder kranken Mitarbeiters die Post stapelte. Heute landen die digitalen Unterlagen im Rechner. Sie sind dann zugestellt und die Frist beginnt zu laufen. Aber wenn jetzt keine Automatismen greifen, können Dinge unerledigt und unentdeckt bleiben. Daher muss ein Mensch der Maschine sagen, wie sie mit den eingehenden Dokumenten der unterschiedlichen Versicherer umgehen soll. BiPRO hilft zwar, dass die Dokumente via Normen und damit gemeinsamer Sprache im Maklersystem vorliegen, sie sind dann da, aber BiPRO löst nicht das Problem, wie die Daten in die Arbeitsabläufe integriert und damit weiterverarbeitet werden. Das muss ein Makler einmal definieren, dann klappt´s auch mit der Automatisierung.  

proocontra: Können Sie das an einem einfachen Beispiel beschreiben?  

Plagemann: Zunächst einmal muss das Maklerverarbeitungsprogramm in der Lage sein, die definierten Prozesse automatisiert umzusetzen. Viele Makler wissen aber nicht, ob ihre Software das kann. Damit sind sie nicht allein. Das geht fast jedem Anwender eines Textverarbeitungsprogramms so. In Word zum Beispiel gibt es die Funktion Serienbriefe anzulegen und automatisch per E-Mail zu verschicken. Dafür muss der Nutzer zuvor lediglich die Namen und Adressen der Empfänger in einer Excel-Datei sauber erfassen. Mit wenigen Klicks könnte der Brief dann an alle Empfänger verschickt werden – mit jeweils richtigem Datum und Anrede. Übertragen auf das Maklerverwaltungsprogramm heißt das: Der Makler muss prüfen, ob sein System Prozesse automatisieren kann. Wenn das der Fall ist, sollte der Makler – wie bereits erwähnt – einmal seine Daten sauber erfassen und für automatisierte Abläufe bereitstellen. Oder er nutzt einen Dienstleister, der das für ihn erledigt.  

procontra: Und dann wäre der Makler im Wettbewerb überlebensfähig?  

Plagemann: Das hängt natürlich von mehreren Faktoren ab. Aber der Trend weist eindeutig in Richtung Automatisierung. Wer hier weiterhin mit Papierakten arbeitet, den bestraft irgendwann der Wettbewerb, ganz sicher.    

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