Datenschutz: Musterdokumente sollen Prozesse vereinfachen

Michael Fiedler MVP Digital Berater

Die DSGVO macht aus Prozessvereinfachung einen Hürdenlauf. Die Branche reagierte und stellte Musterdokumente zur Verfügung, die zur Orientierung beitragen sollen. Was dahinter steckt und wie Makler an die Musterdokumente kommen.

Datenschutz: Musterdokumente sollen Prozesse vereinfachen

Datenschutz und Prozessvereinfachung scheinen auf den ersten Blick hin unvereinbar. Musterdokumente sollen das ändern. Bild: pixabay

Die Vereinfachung von Prozessen ist eines der großen Ziele der Branche. Eine Hürde dafür stellt die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar. Ein wesentliches Element davon: Eine den DSGVO-Vorgaben entsprechende Datenschutzinformation und die Einwilligung. Mit der Datenschutzinformation werden die Informationspflichten gegenüber den Kunden dahingehend erfüllt, wie mit deren Daten umgegangen wird. Mit der Einwilligungserklärung wird für bestimmte Verarbeitungsvorgänge bzw. bestimmte Kategorien von Daten – wie Gesundheitsdaten –, die ausdrückliche Einwilligung des Kunden zur Verarbeitung der Daten eingeholt. Diese Datenschutzinformationen sind allen Personen auszuhändigen, die von einer Datenverarbeitung betroffen sind, also insbesondere Versicherungsnehmer, aber z.B. auch versicherte Personen und ggf. abweichende Beitragszahler.

Individualität vs. Standardisierung

Das Problem dabei: allzu individuelle und damit fehleranfälligere Formulierungen stehen dem Ziel, Prozesse zu vereinfachen, entgegen. „Ein solch komplexes Thema wie der Datenschutz bedarf einer Gemeinschaft zur Lösung“, so Rechtsanwalt Norman Wirth, geschäftsführender Vorstand des Bundesverband Finanzdienstleistung AfW. Deshalb sollte ein Branchenstandard geschaffen werden. Dafür holte sich der AfW mehrere Partner ins Boot; u.a. Allianz und Arbeitskreis Beratungsprozesse. Anfang Juni konnte die Brancheninitiative Erfolge verkünden und stellte Muster für die Datenschutzinformation und Einwilligungserklärung zur Verfügung. Damit sei ein wichtiger Schritt hin zu mehr Rechtsklarheit und Verständlichkeit für Kunden und die ungebundenen Vermittler gegangen, sagte Guido Wehmeyer, Syndikusanwalt bei der Allianz Lebensversicherungs-AG. „Aus einer einheitlichen Erklärung kann ein Versicherer zudem deutliche Prozessvereinfachung ableiten“, so Wehmeyer weiter. Der ungebundene Vermittler können nun auf ein einheitliches Wording unter Berücksichtigung der Musterformulierungen des GDV zurückgreifen, fasste der Jurist zusammen.

Auch Friedel Rohde, Projektkoordinator beim Arbeitskreis Beratungsprozesse, begrüßte es, dass beim komplexen Thema Datenschutz ein Branchenstandard geschaffen wird. Das „Ende der Fahnenstange“ sieht er aber noch nicht erreicht: „Im nächsten Schritt sollte eine modulare Lösung entstehen, mit der Makler den Umfang der EWE je nach Beratungssituation und Branche einschränken können.“
Ein verbindliches Muster, das die tatsächlichen Gegebenheiten eines jeden Maklerbetriebs genau abbildet, ist allerdings nicht möglich, da jeder Maklerbetrieb anders organisiert ist. Deshalb handelt es sich um unverbindliche Muster für deren Inhalt, Vollständigkeit oder die Wirkung keine Haftung seitens des AfW übernommen wird.

Dokumente wie diese können auch im Maklerverwaltungsprogramm (MVP) verwendet werden – wenn es das MVP zulässt. Die Dokumente sollten den Beratungsvorgängen und in den Kundenakten verfügbar sein.

Zu den Mustervorlagen:
kostenfreies Muster der Einwilligungserklärung
kostenfreies Muster der Datenschutzinformation

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