KMU: Niemand ist unersetzbar?

KMU-Schutz Berater von Martin Morgenstern

Mit Disziplin, Systematik und der richtigen Dokumentation sollte ein Mitarbeiter die Arbeit eines Kollegen nahtlos übernehmen können, falls dieser eine längere Zeit ausfällt. Soweit die Theorie.

Der längerfristige Ausfall eines Leistungsträgers kann einem Unternehmen schaden.

Vor allem für kleine Betriebe kann der längerfristige Ausfall eines wichtigen Mitarbeiters zu erheblichen Umsatzeinbußen führen. Bild: Adobe Stock/Panya Studio

Was so einfach klingt, ist in der Praxis kaum umsetzbar. Jeder Arbeitsschritt, jeder Ablauf, ja das gesamte aktuelle Know-How eines Unternehmens müsste an einer zentralen Stelle verfügbar sein, um jeden Mitarbeiter adäquat zu ersetzen, falls dieser längerfristig ausfallen sollte.

Wer schon einmal in einem Betrieb beschäftigt war, weiß, dass das im operativen Geschäft nicht oder nur unzureichend umsetzbar ist. Es wäre schlicht zu zeitaufwendig, jeden einzelnen Schritt so zu dokumentieren, dass der gesamte Arbeitsablauf abgebildet wäre. Demzufolge bleiben in fast allen Unternehmen Wissensinseln, die oft einzelnen Mitarbeitern vorbehalten sind. Fällt ein Mitarbeiter längerfristig aus, der eine Schlüsselposition besetzt, kann der Verlust dieser Wissensinsel, erhebliche Kosten und Umsatzverluste für ein Unternehmen bedeuten.

Wer ist überhaupt eine Schlüsselperson?

Einzelne Funktions- und Leistungsträger aus einem Unternehmen zu benennen, fällt oft schwer. Dabei ist es nicht automatisch die ranghöchste Person, die den Geschäftserfolg maßgeblich bestimmt. Ein IT-Experte, der als Einziger die komplexe, über Jahre zusammengewachsene digitale Infrastruktur des Unternehmens überblickt, kann genauso unverzichtbar sein wie ein Vertriebsprofi, der den „kurzen Draht zum Kunden“ hat und damit das Wissen darüber, wen man mit welchen Anliegen am besten anspricht. In der Regel jedoch gelten, speziell in kleineren Betrieben, vor allem die Inhaber oder Geschäftsführer als tragende Säulen. Ihr geballtes Wissen über sämtliche Arbeitsabläufe, ihr Erfahrungsschatz und ihr Organisationsverständnis ist für viele Unternehmen existenziell.

Damit ein Ausfall nicht das Aus bedeutet

Ein Unternehmen, das überhaupt nicht auf einzelne Schlüsselpersonen - sogenannte Keymen - angewiesen ist, gibt es also kaum. Auch wenn der Schaden, den ein Ausfall eines Leistungsträgers mit sich bringt, natürlich von Unternehmen zu Unternehmen divergiert. Weit- und umsichtige Vermittler beraten deshalb zu einer entsprechenden Versicherungslösung. Derartige Policen greifen dem Unternehmen mit einer Kapitalzahlung unter die Arme, wenn ein zentraler Leistungsträger durch Krankheit oder Tod plötzlich ausfällt. Ein Makler kann also einen wichtigen Baustein zu einer vorsorgenden Unternehmenspolitik beitragen.

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