Bestandsarbeit: So geht’s neben dem Tagesgeschäft

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Mit Zeitmanagement Bestandsarbeit verbessern

Man müsse aber raus aus dem Hamsterrad, denn unterlassene Bestandsarbeit würde dem Makler in einem Schadenersatzprozess des Kunden womöglich auf die Füße fallen (Beratungspflicht). Es führe also kein Weg daran vorbei, auch wenn viele Makler vorgeben, dafür keine Zeit im Alltag übrig zu haben, weil der Tag zu einem Drittel mit Neugeschäft und zwei Dritteln Verwaltung komplett ausgefüllt sei.

Ausweg: „Durch gutes Zeitmanagement lässt sich in der Verwaltungsarbeit ein Drittel der bisher aufgewendeten Zeit sparen, im Neugeschäft ungefähr ein Viertel“, sagte Sommer aus Erfahrung mit Maklern. Als Top-3 der Zeitfresser nannte er unrentable Kunden (oft 5 bis 10 Prozent), mangelnde Datenbasis (Altbestände, die noch nicht ins MVP eingearbeitet sind) und fehlende Vollmachten (häufig im Privatkundengeschäft vernachlässigt).

Weitere Zeitfresser seien der TAA-Prozess (Tarifierung, Angebot, Antrag) im Neugeschäft, die digitale Poststrecke (Abholung aus den Extranets der Versicherer) und ein Mangel an Verbindlichkeit (viel Geschäft auf Zuruf, mitunter ohne Dokumentation). „Wer sich die wichtigsten digitalen Hilfsmittel der VEMA zunutze macht, kann 10 bis 15 Prozent Zeit sparen“, sagt Sommer. Beispiel Poststrecke: Die VEMA-Postbox holt Dokumente der angeschlossenen Versicherer zentral ab und legt sie im VEMA-Extranet ab. Auch Deckungsnoten sind einsehbar. Der Makler muss sich also nur einmal einloggen (procontra berichtete). „Es sind nahezu alle Maklerversicherer angeschlossen", betont Sommer.

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