Welche Dokumente muss man wie lange aufbewahren?

Berater Meistgeklickt von Florian Burghardt

Für Rechnungen, Bescheide und andere Unterlagen gibt es verschieden lange Empfehlungen oder sogar Pflichten zur Aufbewahrung. Eine frühere Entsorgung kann mit Nachteilen verbunden sein. Häufig sind versicherungsrelevante Dokumente besonders wichtig.

Rechnungen, Policen, Verträge... In dem Wust aus Papier kann man als Privatperson schon mal die Übersicht verlieren.

Rechnungen, Policen, Verträge... In dem Wust aus Papier kann man als Privatperson schon mal die Übersicht verlieren. Bild: Prawny/Pixabay

Das neue Jahr steht noch am Anfang und womöglich haben viele Menschen ihre guten Vorsätze noch nicht gebrochen. Einer davon könnte lauten: Das Büro ausmisten beziehungsweise dem Papierwust in Schubladen und Schuhkartons Herr werden.

Doch beim Großreinemachen ist auch Vorsicht geboten. Denn einfach alle Rechnungen und sonstigen Schriftstücke wegzuschmeißen, nur weil diese zum Beispiel älter zwei Jahre sind, kann schwerwiegende Folgen haben.

Welche Dokumente Privatpersonen wie lange aufbewahren sollten, erklärt der Rechtsanwalt Tobias Klingelhöfer in seiner aktuellen Gastkolumne auf Focus Online. Dabei zeigt sich, dass vor allem Unterlagen mit Versicherungsbezug häufig eine besonders wichtige Rolle spielen.

2 Jahre:

Kassenbelege beziehungsweise Rechnungen vom Online-Versandhandel sollten aufgrund der zweijährigen Gewährleistungszeit auch ebenso lange aufgehoben werden. Für Gegenstände, die zum versicherten Hausrat gehören, empfiehlt sich allerdings eine Aufbewahrung für die gesamte Gebrauchsdauer. Das gilt zum Beispiel für Möbel, Elektronik und ganz besonders für Schmuck, da dessen Wert zum Beispiel nach einem Einbruchdiebstahl ohne Dokumente nur schwer zu bestimmen und deshalb häufig mit geringeren Leistungen für den Versicherten verbunden ist. Handwerkerrechnungen müssen sogar von Gesetz wegen für zwei Jahre aufgehoben werden; bei der Errichtung von Bauwerken sogar für fünf Jahre.

3 Jahre:

Alte Mietverträge, Kautionsquittungen und Übergabeprotokolle.

4 Jahre:

Kontoauszüge und Überweisungsbestätigungen.

6 Jahre:

Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Dabei sollte man auch beachten, dass viele Bescheide vorläufig sind und erst Wochen oder Monate nach der Zustellung Rechtskraft erlangen.

30 Jahre:

Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Kreditunterlagen.

Für die gesamte Laufzeit:

Versicherungsunterlagen für jegliche Policen, sowie die Dokumente zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. zum Tagesgeldkonto oder dem Banksparplan).

Mindestens bis zum Renteneintritt:

Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise).

Ein Leben lang:

  • Standesamtliche Urkunden (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)  
  • Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse            
  • Ärztliche Gutachten            
  • Belege über vorhandenes Wohneigentum
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