Datenschutz: Wenn der Kunde einen Newsletter erhalten soll

Berater Recht & Haftung Top News von Detlef Pohl

Versicherungsmakler haben im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) viele Fragen, die im Büroalltag auftreten. Die „DSGVO-Frage der Woche“ heute: Was muss ich bei der Einwilligung des Kunden zum Erhalt meines Newsletters beachten?

Für die datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten beim Versand eines Newsletters muss eine Rechtsgrundlage vorliegen, sagt Norman Wirth, Inhaber der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte, der für procontra DSGVO-Fragen beantwortet. Bild: pixabay

Ein Makler muss, wenn er besondere Kategorien von personenbezogenen Kundendaten verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten, von seinem Kunden eine Einwilligungserklärung einholen (siehe früherer Artikel der Serie). Es gilt der Grundsatz, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist, es sei denn, es liegt ein Erlaubnistatbestand vor (siehe früherer Artikel der Serie).

„Dieser Grundsatz führt dazu, dass auch für die datenschutzkonforme Verarbeitung von Kundendaten beim Versand eines Newsletters eine Rechtsgrundlage vorliegen muss“, sagt Norman Wirth. „In Betracht kommen hier nach DSGVO – je nach Einzelfall – entweder die „berechtigten Interessen“ (Artikel 6 Absatz 1f) oder die Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1a)“, ergänzt der Inhaber der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte.

Keine Einwilligung bei Direktwerbung erforderlich

Bestandskunden können unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne eine ausdrückliche Einwilligung per Newsletter angeschrieben werden. Die DSGVO verweist hier auf Paragraf 7 Absatz 3 UWG, der folgende Voraussetzungen festlegt:

• die E-Mail-Adresse wurde im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung angegeben,

• diese Adresse wird nur zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,

• der Nutzung seiner E-Mail-Adresse ist nicht widersprochen worden,

• bei Eingabe der E-Mail-Adresse sowie in jedem Newsletter wird klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass der Verwendung jederzeit widersprochen werden kann.

Zu beachten ist an dieser Stelle noch, dass die betroffenen Personen dann im Rahmen der Informationspflichten ausdrücklich auch auf ihr Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO) hingewiesen werden müssen. In Fällen, in denen Bestandskunden zu neuen, vom Vertragsgegenstand abweichenden Produkten angeschrieben oder Neukunden angesprochen werden sollen, „bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung“, betont Wirth (siehe früherer Artikel der Serie).

Für den Versand von Newslettern bedarf es einer zweistufigen Einwilligung in Form des sogenannten Double Opt-In Verfahrens. Dabei erteilt der Kunde zunächst seine Einwilligung, den Newsletter erhalten zu wollen, beispielsweise, indem er in einem Anmeldeformular, wo auch die E-Mail-Adresse anzugeben ist, für den Newsletter einen Haken setzt. Dann erhält er eine Bestätigungsmail, dass er sich zum Newsletter angemeldet hat, und die Aufforderung, die Anmeldung nochmals zu bestätigen. Die Einwilligung wird insofern doppelt erteilt. „Dieser Double Opt-In Prozess sollte aufgrund der datenschutzrechtlichen Rechenschaftspflicht elektronisch protokolliert werden“, rät der Experte.

Was ist mit Alt-Einwilligungen?

Das Double Opt-In Verfahren galt bereits unter dem alten Datenschutzrecht, sodass wirksam eingeholte Einwilligungen weiterhin Geltung haben. Die erneute Einwilligung ist somit nicht erforderlich. „Um Streit zu vermeiden, sollte für Werbemaßnahmen regelmäßig eine Einwilligung eingeholt werden“, empfiehlt Wirth. Auch wenn sich zur bisherigen Rechtslage beim Newsletter-Versand wenig geändert hat, so nehmen Kunden das Thema Datenschutz jetzt verändert wahr, was im Zweifel auch zur Verfolgung von Verstößen führt.

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