Datenschutz: Wenn der Kunde Daten gelöscht haben will

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Versicherungsmakler haben im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) viele Fragen, die im Büroalltag auftreten. Die „DSGVO-Frage der Woche“ heute: Wie reagiere ich richtig auf Kundenanfrage zur Löschung personengebundener Daten?

Solange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, kann der Makler die Löschung personengebundener Kundendaten verweigern, sagt Norman Wirth, Inhaber der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte, der für procontra DSGVO-Fragen beantwortet. Bild: pixabay

Ein Makler muss, wenn er besondere Kategorien von personenbezogenen Kundendaten verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten, von seinem Kunden eine Einwilligungserklärung einholen (siehe früherer Artikel der Serie).

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährt Kunden und Vertragspartnern des Maklers einige Rechte in Bezug auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten. „Das Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGOV) ist eines davon, das ordnungsgemäß erfüllt werden muss, will man sich nicht dem Vorwurf eines Datenschutzverstoßes aussetzen“, sagt Norman Wirth.

„Die Löschungspflicht greift immer dann, wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind, die Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen wurde, Ihr Kunde von seinem Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Gebrauch macht, die Verarbeitung sich als unrechtmäßig herausstellt oder schlicht eine anderweitige Rechtspflicht zur Löschung besteht“, ergänzt der Inhaber der Kanzlei Wirth Rechtsanwälte.

Wann die Löschung verweigert werden darf

Das Löschungsrecht wird auch „Recht auf Vergessenwerden“ genannt, da es nicht nur den Makler als „verantwortliche Stelle“ trifft. Der Makler ist in diesem Zusammenhang nämlich auch verpflichtet, jeden Vertragspartner, dem er die Kundendaten zur Verarbeitung übermittelt hat, über das Löschungswunsch des zu informieren (Artikel 17 Absatz 2 DSGVO).

Es gibt aber auch Ausschlussgründe, die den Makler dazu berechtigen, die Löschung personengebundener Kundendaten zu verweigern. Beispiel: Es besteht eine Rechtspflicht zur Aufbewahrung. Bestimmte Unterlagen, wie Quittungen oder Buchungsbelege, müssen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Maklerverträge sowie Beratungsdokumentationen sind in der Regel sechs Jahre nach der Vertragsbeendigung zu löschen.

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